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Responsabilidad de los negocios

Entrada en vigor: 31 de julio de 2026

# Anexo de Responsabilidad del Negocio como Responsable del Tratamiento de Datos

> **Documento:** Anexo contractual a los Términos y Condiciones de la Plataforma Sella
> **Versión:** 1.4
> **Idioma:** Español (Colombia)
> **Marco normativo:** Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), Ley 2300 de 2023, Resolución CRC 7356 de 2024, Ley 1480 de 2011 y normas concordantes
> **Fecha de elaboración:** 19 de julio de 2026
> **Estado:** Aprobado por asesoría jurídica

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## CLÁUSULA PRIMERA — OBJETO Y NATURALEZA

**1.1.** Este Anexo regula las responsabilidades del negocio que utiliza la plataforma Sella (el "**Negocio**") respecto de los datos personales de sus clientes finales y participantes de sus programas de lealtad, en particular por su facultad de **recolectar, usar, consultar y exportar** dichos datos.

**1.2.** Este Anexo forma parte integral de los Términos y Condiciones de la Plataforma Sella y del Acuerdo de Transmisión de Datos. Su aceptación es condición para operar programas de lealtad en la plataforma. En caso de contradicción con una estipulación comercial, prevalece este Anexo en lo relativo a protección de datos.

## CLÁUSULA SEGUNDA — EL NEGOCIO ES EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

**2.1.** El Negocio decide crear su programa de lealtad, define sus finalidades, elige los campos que recolecta, determina los beneficios y ordena las comunicaciones. En consecuencia, frente a los datos de sus clientes finales, el Negocio ostenta la calidad de **Responsable del Tratamiento** en los términos del literal e) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, y la **persona natural que opera bajo el nombre comercial Sella Wallet** actúa como **Encargado del Tratamiento**, por cuenta e instrucciones documentadas del Negocio.

**2.2.** La calidad de Responsable **no se transfiere, delega ni diluye** por el hecho de usar la plataforma. Contratar a Sella como herramienta tecnológica no exime al Negocio de ninguno de los deberes que el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 impone a los Responsables, ni de la responsabilidad administrativa, civil o de consumo derivada de su incumplimiento.

**2.3.** El rol se determina por la actividad real de cada parte; una etiqueta contractual incorrecta no lo modifica.

## CLÁUSULA TERCERA — OBLIGACIONES GENERALES DEL NEGOCIO

El Negocio se obliga a:

1. **Identificarse plenamente:** suministrar y mantener actualizados su razón social o nombre, NIT, domicilio, dirección, teléfono y correo de contacto, que serán visibles para sus clientes finales como Responsable de sus datos.
2. **Definir finalidades legítimas:** establecer finalidades específicas, lícitas y comunicables para cada dato que recolecte; no recolectar datos "por si acaso".
3. **Minimizar los datos:** configurar en sus formularios únicamente los campos necesarios para su programa, marcar como opcionales los que lo sean y mantener la información actualizada. La fecha de nacimiento completa, los datos sensibles y los datos de menores no son campos por defecto y su uso exige justificación y protecciones reforzadas.
4. **Publicar su propia Política de Tratamiento** y su aviso de privacidad, conforme al Decreto 1377 de 2013. El Negocio no podrá presentar la política de Sella como propia: Sella es su Encargado, no el Responsable de sus clientes.
5. **Obtener y conservar prueba de las autorizaciones** de sus clientes finales cuando sean legalmente exigibles, mediante mecanismos previos, expresos e informados, sin casillas premarcadas y sin condicionar la participación en el programa a autorizaciones innecesarias.
6. **Separar el marketing de la operación:** el consentimiento para comunicaciones comerciales es opcional, específico por canal y finalidad, distinto de la autorización operativa del programa, y debe respetar el Registro de Números Excluidos, los horarios y frecuencias de la Ley 2300 de 2023 y la Resolución CRC 7356 de 2024, con mecanismo de baja efectivo en cada envío.
7. **No importar listas ilegítimas:** queda prohibido cargar a la plataforma bases de datos compradas, obtenidas por raspado (*scraping*) o sin procedencia y autorización demostrables. Las importaciones sin prueba de autorización quedan en cuarentena: no pueden recibir marketing ni perfilamiento hasta obtener autorización válida, y el primer contacto comercial no puede usarse como medio para "pedir la autorización" que no se tiene.
8. **Atender los derechos de sus clientes:** responder consultas y reclamos de los titulares en los plazos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 (consultas: 10 días hábiles + 5 de prórroga; reclamos: 15 días hábiles + 8 de prórroga), usando las herramientas que la plataforma dispone.
9. **Administrar sus usuarios con mínimo privilegio:** asignar a su personal únicamente los permisos necesarios, usar cuentas individuales con autenticación reforzada, revisar los accesos periódicamente y revocar de inmediato los de personal desvinculado.
10. **Reportar incidentes:** comunicar a Sella de manera inmediata cualquier incidente de seguridad, uso no autorizado o pérdida de credenciales, y cooperar en su gestión. Como Responsable, el Negocio asume los deberes de reporte ante la Superintendencia de Industria y Comercio y ante los titulares cuando la normativa lo exija.
11. **No usar campos libres para datos prohibidos:** está vedado registrar en notas o campos personalizados datos sensibles, contraseñas, números completos de tarjetas de pago o información ilícita.
12. **Informar cambios materiales:** comunicar a Sella los cambios en sus finalidades, política, estructura societaria, canales o jurisdicción.

## CLÁUSULA CUARTA — RESPONSABILIDAD POR EL USO DE LOS DATOS

**4.1.** Todo uso que el Negocio haga de los datos de sus clientes finales dentro de la plataforma —consultas al CRM, segmentación, análisis RFM, campañas, automatizaciones, referidos, notas y ajustes— se realiza bajo su exclusiva responsabilidad como Responsable del Tratamiento y debe corresponder a las finalidades informadas y autorizadas.

**4.2. Prueba de compatibilidad.** Antes de usar datos recolectados para una finalidad distinta de la informada al titular, el Negocio debe verificar que la nueva finalidad sea compatible con la original; si no lo es, debe obtener una nueva autorización. Los términos nuevos no legitiman retroactivamente usos anteriores.

**4.3. Perfilamiento e inferencias.** La segmentación por comportamiento (RFM, cliente en riesgo, inactivo, valor de vida) constituye perfilamiento. El Negocio debe informar su uso en su política, permitir la objeción o el retiro cuando corresponda, y abstenerse de emplearla para producir discriminación por categorías sensibles o decisiones exclusivamente automatizadas con efectos jurídicos adversos.

**4.4. Uso interno del personal.** El Negocio responde por los actos de sus usuarios autorizados. La plataforma diferencia permisos por acción y ámbito (ver el CRM no concede exportar, enviar campañas, ajustar saldos ni administrar consentimientos), pero la asignación de esos permisos y la vigilancia de su uso corresponden al Negocio.

## CLÁUSULA QUINTA — RESPONSABILIDAD POR LA EXPORTACIÓN DE DATOS

**5.1. La exportación es un permiso independiente y auditado.** La facultad de exportar datos de clientes (perfiles, transacciones u otra información personal) no viene incluida en los demás permisos: requiere habilitación expresa por el propietario de la cuenta, autenticación reforzada reciente (*step-up*), y cada generación y descarga queda registrada en la auditoría con fecha, usuario y alcance. Los archivos de exportación se entregan cifrados o por enlace de un solo uso con expiración máxima de veinticuatro (24) horas.

**5.2. El dato exportado sigue siendo dato personal y sigue siendo responsabilidad del Negocio.** A partir del momento en que un archivo sale de la plataforma, Sella no puede aplicar sobre esa copia sus controles técnicos (aislamiento, permisos, auditoría, supresión automática). Por tanto, el Negocio asume de forma exclusiva, respecto de toda copia exportada:

1. la **custodia y seguridad** del archivo (almacenamiento cifrado, acceso restringido y no reenvío por canales inseguros como correo ordinario o mensajería sin protección);
2. la **limitación de finalidad**: exportar no autoriza usos nuevos; la copia solo puede usarse para las finalidades ya informadas y autorizadas por los titulares;
3. la **prohibición de comercialización**: queda prohibido vender, arrendar, intercambiar o ceder la base de datos exportada, o entregarla a terceros sin título jurídico válido (autorización del titular, contrato de transmisión con un encargado propio, o deber legal);
4. la **propagación de derechos**: si un titular revoca su autorización o solicita supresión, el Negocio debe eliminar también sus datos de las copias exportadas y de los sistemas de terceros a los que las haya entregado;
5. la **destrucción oportuna**: eliminar de forma segura las copias exportadas cuando dejen de ser necesarias para la finalidad que justificó la exportación;
6. el cumplimiento del régimen de **transmisión y transferencia internacional** si la copia se envía fuera de Colombia.

**5.3. Uso de los datos fuera de la plataforma.** Si el Negocio incorpora los datos exportados a otros sistemas (su propio CRM, herramientas de correo, hojas de cálculo, agencias de marketing), esos tratamientos ocurren fuera del servicio de Sella y bajo la exclusiva responsabilidad del Negocio, quien deberá amparar a esos terceros con sus propios contratos de transmisión y garantías de seguridad. Sella no responde por tratamientos realizados sobre copias exportadas.

**5.4. Exportaciones a la terminación del contrato.** La exportación de cierre prevista en los Términos y Condiciones se entrega al Negocio en su calidad de Responsable; las obligaciones de esta cláusula subsisten indefinidamente respecto de esas copias, aun después de terminada la relación con Sella.

**5.5. Abuso del permiso de exportación.** Las exportaciones masivas o atípicas generan alertas y pueden ser bloqueadas preventivamente. El uso del permiso de exportación para fines ilegítimos constituye incumplimiento grave y faculta a Sella para suspender el servicio, sin perjuicio de las acciones legales y de los reportes a las autoridades competentes.

## CLÁUSULA SEXTA — LO QUE SELLA HACE Y NO HACE POR EL NEGOCIO

**6.1. Sella, como Encargado, se obliga a:** tratar los datos solo según instrucciones documentadas del Negocio; advertir y bloquear instrucciones manifiestamente ilegales; mantener el aislamiento por tenant; aplicar las medidas de seguridad de la plataforma; asistir al Negocio en la atención de derechos, incidentes y evaluaciones de impacto; notificar incidentes sin dilación; y suprimir o devolver los datos al terminar el servicio, salvo deber legal de conservación.

**6.2. Sella no asume por el Negocio:** la obtención de autorizaciones de los titulares; la redacción y publicación de la política del Negocio; la legalidad de sus campañas, promociones y beneficios; la atención de fondo de los derechos de sus clientes; el registro de sus bases de datos en el RNBD cuando le aplique; ni la responsabilidad por las copias exportadas. Las herramientas que la plataforma ofrece (formularios con aviso, gestión de consentimientos, plantillas, canales de derechos, auditoría) son medios puestos a disposición del Negocio; su uso correcto es deber del Negocio.

## CLÁUSULA SÉPTIMA — INDEMNIDAD Y CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO

**7.1.** El Negocio mantendrá indemne a Sella frente a cualquier reclamación, sanción, multa, investigación o condena originada en: (i) tratamientos ordenados por el Negocio sin las autorizaciones exigibles; (ii) el uso o la exportación de datos en contravención de este Anexo o de la ley; (iii) comunicaciones comerciales enviadas sin consentimiento o en violación de la Ley 2300 de 2023; o (iv) la entrega de datos a terceros sin título válido.

**7.2.** El incumplimiento de este Anexo constituye incumplimiento grave del contrato y faculta a Sella para suspender funcionalidades (incluida la exportación y el envío de campañas) o terminar el servicio, conforme a los Términos y Condiciones, sin perjuicio de los derechos de los titulares y de las competencias de la Superintendencia de Industria y Comercio, que puede imponer a los Responsables multas de hasta dos mil (2.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, suspensión de actividades de tratamiento y cierre de operaciones, conforme al artículo 23 de la Ley 1581 de 2012.

## CLÁUSULA OCTAVA — VIGENCIA

Este Anexo rige desde su aceptación junto con los Términos y Condiciones y permanece vigente mientras el Negocio conserve datos personales obtenidos a través de la plataforma, **incluidas las copias exportadas**, aun después de la terminación del contrato.

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## CONTROL DE VERSIONES

| Versión | Fecha | Naturaleza del cambio | Autor/Owner |
|---|---|---|---|
| 1.0 (borrador) | 19 de julio de 2026 | Redacción inicial conforme a D16 §§6.2, 13, 17 y 25 | Legal/Privacidad Sella |
| 1.1 | 19 de julio de 2026 | Aprobación por asesoría jurídica | Legal/Privacidad Sella |
| 1.2 | 20 de julio de 2026 | Se aclara que Sella Wallet es operada por una persona natural | Legal/Privacidad Sella |
| 1.3 | 20 de julio de 2026 | Se reconcilia la existencia y aprobación del DPA v1.1; su firma por negocio continúa siendo obligatoria | Legal/Privacidad Sella |
| 1.4 | 20 de julio de 2026 | Autorización jurídica final y retiro de instrucciones internas antes de publicación | Legal/Privacidad Sella |